Audit & Recommandations HubSpot

Welcomeurope — Avril 2026

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Sommaire

Vue d'ensemble

Total deals

1 988

Won

401

CA total : 4 574 996 EUR

Lost

883

Open

704

457 ouverts depuis > 1 an

Contacts

34 122

Proprietes custom contacts

115

35 e-commerce restantes

Proprietes custom deals

Owners actifs

1. Qualite des donnees — Deals

Taux de remplissage sur les 401 deals won :

Propriete	Rempli	%	Statut	Action
Montant	395/401	99%	OK	—
Date de cloture	401/401	100%	OK	—
Proprietaire	401/401	100%	OK	74 deals a 'Non assigne' a corriger
Fonds	384/401	96%	OK	17 deals sans fonds (CSV exporte)
Segment 10K	396/401	99%	OK	Automatiser via workflow (calculable depuis amount)
Secteur d'activite	367/401	92%	A ameliorer	34 deals sans secteur (CSV exporte)
Type d'organisation	357/401	89%	A ameliorer	44 deals sans type org (CSV exporte)
Type de mission	349/401	87%	A ameliorer	52 deals sans type mission (CSV exporte). Rendre obligatoire a 'Propale envoyee'
Type de contrat	49/401	12%	Critique	Rendre obligatoire a 'Bon de commande signe' ou supprimer si inutile
Source de financement	0/401	0%	Critique	Propriete inutile (redondante avec Fonds). A supprimer.

Probleme specifique : propriete Fonds (multi-select)

La propriete fonds est un champ a cases a cocher (17 options). 318/380 deals won ont plusieurs fonds coches, ce qui rend le rapport "CA par source de financement" inutilisable. Le champ indique les fonds sur lesquels WE peut accompagner, pas le fonds reel de la mission.

Recommandation : creer une propriete fonds_principal (select simple) pour indiquer le fonds effectif de chaque mission.

Deals won a 0 EUR (6 deals)

6 deals won ont un montant a 0, dont des accords cadres et factures. Cela fausse les moyennes de prix et les rapports de CA. A corriger ou exclure des rapports.

Donnees sur les deals lost quasi-inexistantes

Sur les 883 deals lost : Montant 44% | Type de mission 16% | Fonds 30% | Type org 57%

Impossible d'analyser pourquoi les deals sont perdus sans ces donnees. Exiger au minimum montant estime + fonds vise avant de passer un deal en "Rejet/Abandon".

2. Qualite des donnees — Contacts

Taux de remplissage sur un echantillon de 500 contacts :

Propriete	Rempli	%	Statut	Action
Email	500/500	100%	OK	—
Prenom	467/500	93%	OK	—
Nom	474/500	95%	OK	—
Entreprise	465/500	93%	OK	—
Pays	417/500	83%	OK	Utiliser la propriete native 'country'
Poste / Job Title	138/500	28%	A ameliorer	Important pour qualifier les decideurs
Telephone	51/500	10%	Faible	Normal en B2B digital, pas critique
Lifecycle Stage	65/500	13%	Resolu	Rattrapage effectue (section 10) + gestion native HubSpot
Lead Status	0/500	0%	Critique	100% vide. A configurer et utiliser
Contact Owner	40/500	8%	Critique	92% non assigne. Workflow auto depuis le deal

3. Proprietes a supprimer / nettoyer

Proprietes e-commerce a supprimer (~35 restantes)

Proviennent d'une ancienne integration WooCommerce. Remplissage 0-1%. Representent plus de la moitie des proprietes custom sur les contacts.

Groupe	Nb proprietes	Remplissage	Exemples
roi_tracking	30	0%	Abandoned Cart Recovery, Customer Rewards, MQL Nurture...
last_products_bought	20	0-1 contact	Product 1/2/3 Image URL, Name, Price...
abandoned_cart	12	1%	Cart Counter, Cart URL, Cart Products...
rfm_fields	12	0-1%	Order Frequency, Monetary Rating...
shopping_cart_fields	12	0-1%	Billing/Shipping Address, City, Country...
order	8	0-1%	Last Order Status, Tracking Number...
customer_group	5	1%	Shopping Cart ID, Customer Source Store...
categories_bought / skus_bought	4	0%	Categories Bought, SKUs Bought...

Proprietes en doublon a fusionner

Doublon	Proprietes	Action
Type d'organisation (x3)	beneficiaire_ref (15 opt, 6%) + OLD le type d'organisation (11 opt, 1%) + deal type_d_organisation_we_transac	Garder beneficiaire_ref, supprimer le OLD
Secteur d'activite (x3)	secteurs_ref_contacts (28 opt, 6%) + new_secteur_d_activite_we (28 opt, 1%) + quel_est_le_secteur (25 opt, 1%)	Garder 1 seul, supprimer les 2 autres
Fonds (x2)	fonds__clone_ (clone, 0%) + fonds sur les deals	Supprimer le clone contacts
Pays (x2)	pays custom (10 opt, 0%) + country natif (83%)	Supprimer pays, utiliser country
First name (x2)	first_name_ custom (0%) + firstname natif (93%)	Supprimer first_name_
Name	name_ custom (0%)	Supprimer
Fichiers (x4)	document, fichier, file, files — tous a 0%	En garder 1 max ou tout supprimer

Proprietes EUSKILLS / Formation (~15 proprietes)

Toutes a 0% de remplissage : avis_general_euskill, choix_de_la_formation, commentaires_euskills, contact_post_euskill, connaissances_de_bases_fonds_publics, quel_euskills_avez_vous_suivi, dernier_diplome_obtenu, genre, vapp...

Si EUSKILLS est toujours actif : connecter le formulaire post-formation. Sinon : tout supprimer.

Deals : proprietes a supprimer

Propriete	Raison
source_de_financement	0% rempli, redondant avec 'fonds'. Remplacer par fonds_principal.
segment_10k_	Calculable depuis amount. Automatiser via workflow ou supprimer et calculer cote rapport.

Types de mission : options a fusionner

Option	Deals won	Action
CONT (Securisation, Conformite, Audit)	0	Fusionner avec SEC (Securisation, Conformite, Outils)
Hackathon	0	Integrer dans FSM ou supprimer
PART (Partnership)	1	Evaluer si necessaire ou fusionner dans OTHER

Resultat attendu

De 115 proprietes custom contacts a ~50. CRM plus lisible, moins de confusion pour les commerciaux.

4. Proprietes a creer / modifier

Propriete	Objet	Type	Description
fonds_principal	Deal	Select simple (dropdown)	Le fonds effectif de la mission (une seule valeur). Memes options que 'fonds' mais mono-select. Resout le probleme du multi-select qui rend le rapport CA par source inutilisable.

5. Workflows recommandes (12)

Classes par priorite et impact. 4 categories : Quick wins, Productivite commerciale, Qualite de donnees, Nurturing & engagement.

Priorite 1 — Quick wins (impact immediat)

WF1 — Nettoyage automatique des hard bounces

~10 min

Resout : 2 263 hard bounces marketing qui coutent de l'argent

Declencheur	Action
Propriete hs_email_hard_bounce_reason_enum devient non vide	Passer le contact en non-marketing + ajouter tag "Hard Bounce"

Impact immediat sur le cout des contacts marketing. Les bounces ne recevront plus d'emails inutiles.

WF3a — Alerte deal inactif (standard)

~20 min

Pour tous les deals hors prospection froide. Actuellement 55 deals ouverts sur le pipeline principal, 6 inactifs entre 14-52j. Le pipeline Formation a 12 deals inactifs dont 1 depuis 686 jours.

Palier	Delai sans activite	Action
Alerte 1	J+30	Email au proprietaire : "Le deal [nom] est inactif depuis 30 jours" + creation tache de relance
Alerte 2	J+60	Notification au manager (Lorraine) : deal inactif 60 jours
Auto-close	J+90	Passage automatique en "Abandon WE" + notification proprietaire et manager

Scope : les 2 pipelines (Prestations sur mesure + Formation INTRA/FSM). Toutes les phases ouvertes.

WF3b — Alerte deal prospection froide (LinkedIn + Email)

~15 min

Delais raccourcis pour la prospection froide. Constat : le taux de conversion LinkedIn est de 2% (3 clients sur 163 contacts) contre 15-55% pour les autres sources. 95% des deals LinkedIn finissent en Abandon/Rejet. Un prospect froid qui ne repond pas en 7 jours ne repondra probablement jamais.

Palier	Delai sans activite	Action
Alerte 1	J+7	Email au proprietaire : "Le prospect froid [nom] n'a pas repondu depuis 7 jours. Relancez ou qualifiez." + tache de relance
Alerte 2	J+14	Notification manager : prospect froid sans reponse depuis 14 jours
Auto-close	J+30	Passage en "Abandon WE" + notification

Comment distinguer les deux workflows ?

Le declencheur se base sur la propriete lead_source_we du contact associe au deal :

Si lead_source_we contient « #Prospection Froide » → WF3b (delais courts)
Sinon → WF3a (delais standards)

Donnees a l'appui :

Source	Contacts	Customers	Taux conversion
#Prospection Froide LinkedIn	163	3	2%
#Prospection Froide Email	24	2	8%
#Appel/E-mail entrant	66	10	15%
Bouche a oreille	64	24	38%
#Ancien client	74	41	55%

Priorite 2 — Productivite commerciale

Analyse

WF4 — Notification nouveau lead LinkedIn

Non recommande

Apres analyse, ce workflow n'est pas necessaire. Le process LinkedIn est deja bien rode :

~10 leads LinkedIn/mois (57 sur les 6 derniers mois)
100% ont un owner assigne des la creation
90% ont un deal cree dans la foulee
Delai contact → deal : 0h — le contact et le deal sont crees en meme temps, manuellement par la consultante
Principalement gere par Lorraine (44%) et Jonathan (23%)

Le workflow prevu (notifier le commercial a la creation du contact) n'a pas de sens car c'est la consultante elle-meme qui cree le contact — elle n'a pas besoin d'etre notifiee de sa propre action.

Le besoin de suivi rapide est couvert par WF3b (alerte deal prospection froide J+7/14/30). Si a l'avenir les leads LinkedIn arrivent via un formulaire ou une integration automatique (et non plus manuellement), il faudra reconsiderer ce workflow avec une notification Teams au commercial assigne.

WF5 — Rotation automatique des leads

~15 min

Resout : 92% des contacts sans owner + equite entre commerciaux

Declencheur	Action
Contact cree sans proprietaire	Assigner en round-robin parmi les commerciaux actifs
Deal assigne a un commercial	Copier le owner vers le contact associe (si pas deja assigne)

WF6 — Relance automatique post-proposition

~15 min

La relance est la premiere cause de deals perdus

Timing	Action
J+7 apres "Propale envoyee"	Tache au commercial "Relancer le contact"
J+14	2e rappel + notification au manager
J+30	Alerte "Propale sans reponse — qualifier ou cloturer"

Priorite 3 — Qualite de donnees

WF7 — Enrichissement obligatoire deal gagne

~10 min

Resout : 52 deals won sans type de mission, 17 sans fonds

Declencheur	Condition	Action
Deal passe en "Won"	typ_de_mission OU fonds est vide	Creer tache au proprietaire "Completer les donnees du deal"

Idealement, configurer les champs obligatoires par stage pipeline (Settings → Deals → Conditional stages).

WF8 — Nettoyage contacts fantomes

~15 min

Resout : 3 641 contacts fantomes marketing qui coutent de l'argent

Declencheur	Action
Contact marketing + aucun email ouvert en 12 mois + aucun deal associe	Passer en non-marketing

Economie directe sur le nombre de contacts marketing factures par HubSpot.

WF9 — Flag entreprise sans domaine

~10 min

Resout : 254 groupes de doublons entreprises (cause principale : pas de domaine)

Declencheur	Action
Entreprise creee sans propriete domain	Ajouter tag "Domaine manquant" + tache de completion au proprietaire

HubSpot deduplique automatiquement les entreprises par domaine. Sans domaine = doublons garantis.

Priorite 4 — Nurturing & engagement

WF10 — Sequence de bienvenue

~30 min

Premier contact automatise qui qualifie le lead

Declencheur	Timing	Action
Lifecycle stage passe a "Lead" ou "Subscriber"	J+0	Email de bienvenue : presentation Welcomeurope
	J+7	Email cas clients fonds europeens
	J+14	Email invitation newsletter / webinaire

WF11 — Re-engagement anciens clients

~30 min

Un prospect qui a perdu un appel peut candidater a un autre

Declencheur	Action
Contact = Customer + dernier deal cloture > 6 mois + aucune activite	Email personnalise "Les nouveaux appels a projets sont ouverts, on en parle ?"
	Tache au commercial "Reprendre contact — dernier deal il y a X mois"

Les appels a projets europeens sont cycliques (annuels). Un client 2024 est un prospect chaud pour 2025.

WF12 — Suivi post-mission

~20 min

Genere des recommandations et fidelise les clients

Declencheur	Timing	Action
Deal gagne, date de fermeture + 3 mois	J+90	Email de satisfaction + enquete NPS
	J+90	Tache au consultant "Demander un temoignage/recommandation"
	J+180	Email "Nouveaux appels a projets dans votre secteur"

Tableau recapitulatif des 12 workflows

#	Workflow	Effort	Impact	ROI
WF1	Hard bounces auto	10 min	Fort	Immediat (cout marketing)
WF2	Lifecycle stage auto — DEJA EN PLACE (natif HubSpot)	—	—	Resolu
WF3a	Alerte deal inactif (standard : J+30/60/90)	20 min	Fort	Court terme (deals sauves)
WF3b	Alerte deal prospection froide (J+7/14/30)	15 min	Fort	Court terme (pipeline propre)
WF4	Notification lead LinkedIn — NON NECESSAIRE (process manuel deja en place)	—	—	Couvert par WF3b
WF5	Rotation leads + owner auto	15 min	Moyen	Court terme (equite)
WF6	Relance post-proposition	15 min	Fort	Court terme (CA)
WF7	Enrichissement deal gagne	10 min	Moyen	Moyen terme (reporting)
WF8	Nettoyage contacts fantomes	15 min	Moyen	Immediat (cout)
WF9	Flag entreprise sans domaine	10 min	Moyen	Moyen terme (doublons)
WF10	Sequence de bienvenue	30 min	Fort	Moyen terme (nurturing)
WF11	Re-engagement anciens clients	30 min	Fort	Long terme (recurrence CA)
WF12	Suivi post-mission	20 min	Fort	Long terme (fidelisation)

6. Pipeline & Conversion

Taux de conversion en chute libre

Annee	Deals	Won	Lost	Taux conversion	CA
2021	49	29	14	67%	277 075 EUR
2022	141	80	47	63%	730 849 EUR
2023	201	65	82	44%	696 993 EUR
2024	633	100	263	28%	1 085 705 EUR
2025	719	100	399	20%	1 475 681 EUR
2026	245	27	78	26%	308 693 EUR

Le volume de deals augmente mais le taux de conversion chute. Hypotheses : pipeline rempli de leads non qualifies, deals non nettoyes (accumulation de lost), ou manque de suivi commercial (pas de workflow de relance).

Repartition par commercial (won)

Commercial	Deals won	CA
Lorraine DE BOUCHONY	172	1 978 541 EUR
Non assigne	74	818 634 EUR
Valerie BUISINE	81	811 229 EUR
Vanessa GEHIN	41	408 094 EUR
Estelle Le Cam	6	294 824 EUR
Pauline FANJAT	14	163 632 EUR
Pauline Dupeyron	10	61 385 EUR
Solene Fovelle	2	38 080 EUR
Natalia Cap	1	577 EUR

74 deals won "Non assigne" representent 818K EUR. A corriger retroactivement.

Pipelines inutilises

Les pipelines "Formation INTRA / FSM" et "Ecommerce Pipeline" contiennent 0 deals. Les migrer vers le pipeline principal ou les supprimer pour eviter la confusion.

7. Quick wins — Plan d'action

Actions classees par rapport effort/impact :

#	Action	Impact	Effort
1	Lifecycle Stage automatique — DEJA EN PLACE (natif HubSpot)	Resolu	—
2	Contact Owner auto depuis le deal	Responsabilisation	10 min
3	Champs obligatoires par stage pipeline	Data quality +++	10 min
4	Workflow alerte deals inactifs (standard J+30/60/90 + prospection froide J+7/14/30)	Pipeline sain	35 min
5	Workflow calcul automatique segment_10k_	Zero erreur	5 min
6	Creer propriete fonds_principal (select simple)	Rapport CA par source	30 min
7	Supprimer source_de_financement	Moins de confusion	5 min
8	Supprimer les ~35 proprietes e-commerce contacts restantes	CRM propre	1h
9	Supprimer les doublons contacts (8 proprietes)	Moins de confusion	15 min
10	Assigner les 74 deals won 'Non assigne'	Rapports fiables	2h
11	Nettoyer les 457 deals ouverts > 1 an	Pipeline propre	1h
12	Configurer relance post-propale (workflow)	Conversion +++	15 min
13	Configurer re-engagement anciens clients	Recurrence CA	30 min

CSV exportes pour correction manuelle

Les fichiers suivants ont ete generes sur le Bureau :

deals_sans_secteur.csv — 34 deals won sans secteur d'activite
deals_sans_type_org.csv — 44 deals won sans type d'organisation
deals_multi_type_org.csv — 19 deals avec plusieurs types d'organisation
deals_sans_type_mission.csv — 52 deals won sans type de mission
deals_sans_fonds.csv — 17 deals won sans propriete Fonds